科学计划时间

如果说一个人的时间管理牵涉个人的成败的话，那么，总经理的时间管理除了个人的成败，更关系到公司的成败。公司的时间管理就是保证在有限的时间里，使总经理做他应该做的工作，实现总经理的高效能

（1）按时间规划工作的重要性
制订计划，按计划指导工作和生活具有很重要的意义。我们每天的生活充满了突发的、无法掌握的、无法预料的事件，计划可以从这些事件的打扰中把你拉回规划的主轴，不致迷失方向。计划可以提高人的自我控制时间的能力。指导计划的是目标，但是很多总经理心中对自己的生活目标和工作目标却是一个很模糊的概念。通过做计划，分析自己的价值偏好，你的目标能逐渐变得清晰起来。如果没有目标，人的行动就受不到激发，失去奋斗的勇气；目标能激发我们的潜能，最大限度发挥自己的才智；有了目标才会有结果，才会有对自己所作努力的认可和肯定，取得相应的成就感和满足感。
“计划"在时间管理理论中绝大多数是指工作计划。

为了有效地利用时间，总结自己工作细目，分析完成这些工作的方法，加以规划，不但能改善每一个具体的个别工作，而且使整理工作合理化了。制订工作计划有这样一些好处：

①了解哪些工作是有价值的、哪些工作无价值或价值较小，拋开没有价值的事情，简化工作内容。
②决定应该优先处理的是哪项工作，需要平衡考虑其重要性和紧迫性。
③较为合理地分配每项工作所需要的时间。
④能够在规定时间内完成任务，完成分配的工作量或达到目标。
⑤可以把适合他人干的工作授权給他人来完成，发樨各人所长。
⑥发挥最大潜能。

（2）制订时间规划的原则
①人重于事。时间管理的实质在于提高总经理的能力和成就，从而提高生活质量“成就”不能和每个人的个性分离。它不仅是一种客观结果，更是人们的主观体验、主观评价。倘若过分强调工作效率，拘泥于逐日按严格的规划行事，难免会使生活过于刻板，那么总经理就是计划的奴隶而非支配计划，没有时间和自由去追求自已所肯定的生命中最重要、最宝贵的东西，完全失去内心的平静。制订计划的首要原则是以人为本，人重于事，避免把目标迷失在方法之中。你所追求的生活目标究竟是什么，是指导计划内容的原则和标准。首先必须了解自己的“核心价值”所在。所谓核心价值，指的是你心目中最重要的事，你不仅是公司的总经理，同时你还是一个父亲，是一个丈夫，是高尔夫协会的会员。把你所有的社会角色都写下来，分析你认为哪些对你来说是至关重要的，是关系你一生的幸福的，做个次序排列留待做计划时参考。或者再换一个角度，分析你的个人需要，你追求的东西可能包括：健康、事业成就、金钱、名誉、发展友谊、某一项业余爱好……进行优先次序排列，你愿意花较多的东西在哪些事情上，也就是说，什么对你才是至关重要的，将根本地影响到你的计划制订。设定符合个人价值观的目标并竭尽全力完成，才能迈向个人自由和有意义的、平衡圆满的人生。

②时间与价值相称。对于某件事情的重要性的评价，要纠正两种容易犯的错误：第把难度等同于重要性；第二把紧迫性等同于重要性。难做的事情未必是重要的但在实际工作中，因其难做，不自觉地强化了在总经理心目中的印象，变得重要起来；紧迫的事情也未必是最重要的，这是不同的两个概念。重要性是指对于目标的实现有较大影响的因素。根据时间和价值相称的原则，重要的事应安排更多的时间完成，避免因时间紧迫而马虎了事，影响工作质量。既重要又有难度的工作，不仅要给以充裕的时间，还要安排在总经理精神状态最佳，效率最高的时段，比如周一或周二的上午，因为多数人在一周刚开始、天刚开始时，精神最为饱满。紧迫的工作应优先完成，给予的时间总量不一定多，因为急迫的事件如不解决，会妨碍下面的工作，要放在计划表前列。制订一段时间或一天的工作计划，可以围绕某项重要活动展开。有的活动是事件的关键，或者说是带有战略意义的，所以进行工作时应以这样的重要活动为中心。和目标工作关系不大或根本无关的工作能省去就省去，不能省去也可以考虑授权给别人去完成。

③留有余地。人们普遍这样认为，一个忙忙碌碌总不停息的人至少具有勤劳的美德，所以，许多人总爱把日程安排得满满的，以为这样才能充分体现个人价值，取得卓越成果，事实上，“忙”不等于“效率”。工作时间可以划分控制时间和回应时间两部分。控制时间指你可以自主支配、利用完成你想做的工作的主动时间；回应时间指你不得不接受外界的打扰的被动时间。工作过程不受外界打扰几乎是不可能的，来自上司的、下属的、同事的以及外界的因素强迫你中断手里的工作。通常职位越高的人，控制时间越多，表现他的自主性更强，而职位越低的人，控制时间越少表明他要服从接受很多人的委派和命令。要清楚你自己的控制时间和回应时间，在计划表上留下足够的空白，以便产生突发事件时，不至于把你的计划打乱。此外，对每天应该完成的工作总量加以限制。从次要内容中划去一些，以免日程过分拥挤，从而限制工作时间的总量，不要毫无原则地延长工作时间，要留有余地④归纳组合。时间统筹方法是把有待完成的工作进行合理组合，而不是按照你想到的先后顺序排列在纸上。除了重要性、紧迫性工作之外，还可以把相关的工作归纳在一起。把种种零星琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势，既节约了许多准备时间，省去了不必要的来回跑的时间，也节约了协助你工作的人的时间，还可集中连续利用所需的工具和其他帮手。如尽量地约定好时间，尽可能集中地依次会见来访者；集中浏览必须阅读的文件资料；等等。需要和别人一起完成的工作，应安排在一天的开始来做，这段时间是最容易找到别人的。

（3）制订时间规划的方法
人的一生中会有很多目标，就是在某个确定的时期也是这样。这些目标在时间上具有一定的关系，有人把这些目标想象成一个金字塔，最为核心的是人生终极目标，以下的每一屡都是为实现上一层次较大的目标的预先准备目标。在金字塔上居于越高的层次，目标越遥远，内客就越不具体。但明确长期目标是重要的。

制订计划有以下几个步骤：确立目标；寻求达到目标的各种途径；选择最佳途径；将最佳逾径转化为每周、每日的工作事项；列出每周、每日的工作次序并具体执行；定期检查目标可行性程度，根搢实际情况调整完善计划。

①制订长期计划表。很多善用时间的总经理都会规划长期计划表。根据所负责的工作的性质，长期计划表的时间周期可长可短。长期计划表的内容可以相当灵活，最好就长期计划的内容征求其他人的建议。他们能从全局的利益出发帮助你改善计划，并在以后计划实施过程中给予你相应的支持和帮助。

②短期工作计划。如果工作性质较为固定，可以以月为单位制订短期计划。对灵活多变的工作，则以周为单位制订计划。短期计划的目标要很明确，并就每项事务确定一个最后期限。在期限的强制下，工作计划才能起到大的作用，最终期限迫使你集中注意力，排除障碍，高效率高质量地工作。一个部门的短期工作计划能够让你清楚、详细地了解自己的工作内容，真正理解责任、权限的范围，知道哪些事情必须立即行动。

③日程表。日程表是每天工作计划表。应将每一天与你的一生联系起来考察，把每天作为你生命预算链条中的一环，能否有效地完成一天的工作，将取决于你的努力。你可以参考这种方式制订日程表。每天下班前花15分钟，把前后联系的事和明天要做的事逐列出来，尽量写出所有事项，不要遗漏，根据象限组织法，衡量其轻重缓急。把所有工作划分为四个象限，第一象限是紧迫又重要的事；第二象限是重要而不紧迫的事；第三象限是紧迫但不重要的事，例如电话、会议、突然的访客等；第四象限属于既不紧迫又不重要的事，也就是说，如果你觉得太累，就可以向这类事务索要休息时间第二天上班的时候，重新审视昨天留下的任务表，修改调整使之更合理，然后分清每件事务的重要性和紧迫性。制订的日程表应该方便携带，以便离开办公室时也能随时利用。每完成一项工作，就把它从表上删掉。日程表绝对不应该不变动，无论何时，只要需要，就可以在表格中增添项目。当一天的工作结束时，对照日程表检查今天的工作状况，并安排明天要完成的工作。也许你会感到很麻烦，与你每日总的工作时间相比，15分钟的花费并不算多，这15分钟的投资会给你带来令人吃惊的回报。有些总经理甚至以为，拿一个小时来订计划，可以有好几倍的回报。值得一说的是，每天早晨制订一天计划并且努力做到的人，就好比掌握了一条“线”，顺着这条线，就算在最忙碌的生活里，他也能穿透迷雾。若是每天毫无计划地工作，只是碰到什么就做什么的话，生活很快就会成一团乱麻

（4）按照预定规划做事
一份切实可行的工作计划表显然是十分有益的，但计划表本身并不能使效率提高，效率取决于一个人内在的意志力。除非一个人坚忍不拔，否则，一切为提高效率而设计的体系，都将是徒劳的。凡是决定好要做的事，马上动手去做，对任何事情都不拖延。要按计划行事，就必须控制自己不要去干日程表外的事，倘若仅仅是自己喜欢去做一件事，或者虽不是个人爱好，却是长久以来形成的工作习惯，而又是可做可不做的，一定不要让它打扰你严格执行日程计划。成功者的一项必备素质就是坚持不懈，直到成功。培养一种优秀的工作模式也需要坚忍不拔的意志。计划是一切管理工作的开端。没有计划，就好像驾着一只无舵之船随风漂泊，或者是有地图和指南针而在雾中航行。制订计划，就是在所确定的目标基础上，建立目标规划体系。目标一般有长期目标、中期目标和短期目标。这三类目标互相衔接，建立统一协调的目标体系或目标规划，即构成严密的计划。不科学的行事次序先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事；先做自己懂得做的事，然后再做不懂符做的事；先做容易做的事，然后再做难做的事先做只花费少量时间即可做妥的事，然后再做花费大量时间才能做妥的事料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事先做已经安排的事，然后再做未经安排的事；先做别人的事，然后再做自己的事；先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事；有趣的事，然后再做枯燥的事；先做易于完成整件的事或易于告一段落的事，然后再做难于完成整件的事或难于告段落的事；先做自己所尊敬的人或与自己有密切关系的人所托付的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切关系的人所托付的事；先做先发生的事，然后做后发生的事。


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