依靠背景材料把握主动权

依靠背景材料把握主动权

为应付可能产生的危机，有必要准备好一个介绍组织和各种设施最新情况的资料袋，袋中还应有黑白照片、图表以及那些可以帮助外行记者确切了解组织并传播组织情况的材料。这些资料袋应放在组织总部或易发生危机的部门以及记者可能到达的场所，这有助于使组织把握主动权，并显示组织与媒介充分合作的良好态度，最终赢得宝贵的时间来进一步收集危机的第一手情况资料。加拿大道化学公司公关部主任唐纳德·斯蒂芬森认为：“危机发生后的第一个24小时至关重要。如果你未能很快地行动起来并已准备好把事态告知公众，你就可能被认为有罪，直到你能证明自己是清白时为止。”

不管怎么说，大部分公司对危机的第一反应是保持沉默。这原因有许多，如：过分关注自己的利益，不能确定谁代表公司发言，有时也搞不清楚到底发生了什么危机。加拿大道化学公司在一次火车出轨事故后决定改进其危机传播计划。那次事故发生在1977年，一列满载道公司化学品的列车在多伦多附近出轨，导致25万名当地居民离开家园。从那以后，该公司在它的产品可能造成灾难的地方准备了公司的资料袋，并安排受训过的专家以接受媒介采访。
这一准备工作在1982年的一次公司事故中发挥了作用。那次道化学公司的有毒化学品流入一条为附近几个城镇供水的河流，公司应急反应小组立即赶到现场，建立了一个新闻中心，向公众发布有关化学品的消息；同时他们邀请了中立机构的专家一当地公共卫生健康机构的一名官员一起工作，发布有关灾难及如何处理危机的信息；结果道化学公司行为受到了当地政府的称赞。


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