文件督办

文件督办

批办文件只是整个文件处理过程中的一个环节和程序，文件处理的下一个环节与程序就是督办。督办也就是催办，即是批办后督促办理与检查，也称为催办与落实。人们习惯上认为，文件到了领导人那里，领导人批示表了态，有了结论，文件处理就算完结了。这种认识是不符合实际的。如领导人在文件处理单上作了详细的批复批示意见，而且立论十分充分，事情就此算了结了吗？并非如此简单。由于种种原因，批文下去后，下面往往并没有真正落实，或完全未落实，把批复批办了的文件视同一纸空文。还有那些所谓的种种“对策”一类的东西，表面上并不直接与批办精神对抗，但实际上用各种“软手段”与批办意见周旋。为此，企业领导必须采取有效的督促催办手段，催促下属按批办的意见执行。

（1）领导人首先要有督办意识。领导人在头脑里要有这样的概念：这件事情到底落实了没有？落实的情况怎样？落实了的部分达到何种程度？未落实的部分原由何在？有了这样的概念与意识，就会想到这件事，关心这件事，并自然会经常予以必要的干预。有的领导人只知批办，不知催办，还认为“我批办了的事，下属能会不照办吗？”这种一厢情愿的想法是不现实的。所谓三令五申、有禁不止、有令不行，就是批而不办的具体表现。其中有的是执行中的问题，但是，领导人缺乏必要的督促催办也是一个重要原因。所以“令”、“申”、“行”、“止”之后，紧接着就应督办、催办。

（2）企业领导要把督办看成一项工作。督办属于企业领导的指挥范畴，是一项经常性的工作。职能部门也可以协助，但不能代办。因此，谁批办的文件，就由谁负责过问督促，查询落实。只管批办，不管催办是一种失误，是官僚主义的工作方式。
（3）督办既要讲原则性又要讲灵活性。批办的文件务必要求坚决落实，不得有所更改，这是原则性。但是由于主观与客观、上层与下层、昨天与今天之间的距离，批办的意见往往与实际总会有所出入。出入较大的或者根本相悖，就要改变原批办的意见，从实际出发，这就是灵活性。如果象前面所说的把批办的意见当作神圣不可侵犯的圣旨，就会导致犯错误。

（4）要发挥职能部门的督办作用。企业领导由于精力、时间等原因，不可能对所有的批办文件都亲自过问。不亲自过问的应授权有关职能部门负责督办。目前不少领导机关中在秘书部门内部，已设有文件督办的专职机构，其主要职责任务是协助领导人进行文件处理中的督办和催办。企业领导要充分发挥他们的作用，听取他们的工作汇报，及时了解批办执行过程。

（5）建立必要的督办制度。为了保证批办文件的落实，做到事事有回声，督办催办工作不仅要经常化、专业化（指有专职机构和有专职人员），而且还要做到制度化。督办工作人员要有明确的职责分工和岗位责任制，将督办情况定期口头或书面向批办的领导人汇报。对领导人交给的文件批办意见、文件原件，以及下面执行结果的回告都要一一登记，并注明收、转、催办的时间、日期。同时，还要设计书面的督办通知单和督办事项回告单。督办通知单是用于上对下，一式三份，其中一份交下属承办单位，一份呈送批办的领导人，一份存查。


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