搞好秘书关系的重要性

搞好秘书关系的重要性

我曾向其他忙忙碌碌的总经理介绍了一个改进工作日的方法，这就是雇用一个有能力、聪明又富有同情心的秘书，让她成为自己工作的组成部分，成为自己的左膀右臂。秘书不仅必须知道工作的具体内容、上司的职能和责任，而且必须了解上司的爱好、厌恶、成见、癖好和考虑问题的方法。这样的秘书才能最有效地发挥作用。我节约时间的第二条经验是安排闭门谢客的时间。没有得力的秘书，这样做本身也不会有什么作用。在你闭门谢客的时候，电话仍然在响，下属仍然在急待见你。但是令人吃惊的是，如果秘书在这段时间热心守卫，竟没有什么人能打扰你。每天坚持一小时闭门谢客，就能够消除或大幅度减少每天晚上带着鼓囊囊的公文包回家的现象。

同闭门谢客一样，修改后的开门办公政策也需要一个得力的秘书才能有效地发挥作用。筛选和安排求见者，指定约会时间，超时谈话的中断和结束，都由秘书来掌握。于是，那些鸡毛蒜皮的打扰和分心之事，不可思议地消失了，更多的时间让给了手边的工作。会议的数量已经被大幅度削减了，会议的长度已经被缩短了。利用会议记录能够使缺席者同出席者一样了解情况。指定任务时要明确预定完成和检查结果的时间。由于采用预先通报的议事日程，会议可能更有成效了。研讨会以后，我们12个最高负责人每天一个半小时的例会改为每周一次为时一个小时，这样，节省的人小时为90与12人小时之差。节省的78个人小时对这些负责人的下属来说是一笔巨大的财富。以前他们曾感到上司把大部分时间都花在开会上。有事很难见他们，为此他们常常报怨不休。当然，开会的状况一经改变，这种情形也随之发生了变化。过去，从来没有书面会议记录，现在，会议记录由全体高级管理人员传阅，他们感到比过去消息灵通多了。就西太平洋航空公司总的情况来看，我一直认为会议方面出现的变化是一个最有影响的节省时间因素。


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