选择合适的会议时间与形式

选择合适的会议时间与形式

时间是否合适，从大处说，是“天时”，从小处说，是“知时”。

1.选择合适的会议日期
曾任微软中国总裁、被誉为打工皇帝的唐骏，讲过一个案例。有一年比尔·盖茨准备来中国拜访有关领导，唐骏一看是大年初三，认为这个时间不适合会议或拜访，所以进行劝谏。
盖茨生气地说，你不知道我的行程是一年前就定下来了吗？唐骏说，我知道，但中国的春节是五千年前就定下来了。最终唐骏成功说服盖茨更改了时间。
这就是一个有时间观念的例子。唐骏并不因为上级的指示而机械执行。
虽然总体上领导的时间更为忙碌，会议靠拢领导时间无可厚非，但也不能每次都是领导想到什么时间就什么时间，完全不顾下属时间。
曾经有一位领导喜欢在快下班时召集会议，有一次又是这样，仅仅提前了十分钟召集会议，结果大家纷纷回复要么在外面出差，要么正在接待客户，从而导致这次会议没有开成。
所以说会议日期，尤其是重要的和大型的会议，要考虑周全。非重要紧急情况，尽量避开节日等特殊日期或下班后时间，尤其是针对全员的会议。
部门开会时，要了解上一级单位是否有安排；跨部门开会时，要考虑不同部门的工作计划。
如果是多位高层领导参加会议，计划时间时也要提高效率。如果一个一个地问，可能费时费力。
这种情况下可以在平时就加强领导行程共享，非保密类的重要日程让相关领导与秘书、助理都清楚，或者利用现代信息化系统，由会议发起领导在企业微信群等类似系统里直接征询会议时间。


2.计划合适的会议时长
不管面向单位外部的会议，还是单位内部的大会，在设计议程时都要计算时间，要计算单项议程的时间，然后算出大概的总时间长度。
内部会议中，原定的议程没有结束，或通过延长会议时间才结束，就是因为对某项具体议程所需要的时间没有充分预计。
要清楚议程中哪些事项的时间是基本确认的，哪些是可能变动的，哪些是可以灵活掌握的。
我们当然不能苛求，会议实际时间与计划时间分秒不差，但还是应该尽量缩小这种偏差。

3.选择合适的会议形式
会议采取线下还是线上，或者线下加线上，根据实际需要。


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